¶ Система управления задачами и технической поддержкой SupPortal
¶ Введение
Можно запросить доступ при покупке 1000+ лицензий Dion.
SupPortal — платформа для создания и мониторинга обращений от компании, работает в соответствии с регламентом работы технической поддержки.
Для использования платформы требуется наличие специальной учётной записи.
Пользователями платформы являются администраторы организаций и сотрудники технической поддержки.
¶ Типы тикетов и их приоритизация
Тикеты классифицируются по следующим категориям:
- Авария
- Дефект
- Консультация
- Запрос новой функциональности
Приоритеты тикетов зависят от их типа и критичности:
- Высокий — тикеты, требующие немедленного внимания.
- Средний — тикеты, требующие внимания в ближайшее время, но не мешающие основной работе.
- Низкий — тикеты, которые могут быть решены в будущем.
¶ Жизненный цикл тикета
Жизненный цикл тикета включает следующие стадии:
- Создание: Пользователь создает тикет.
- Принятие в работу: Специалист принимает тикет в работу.
- Ожидание информации: Тикет ожидает дополнительной информации от пользователя.
- Ожидание исправления/Ожидание реализации: Тикет ожидает исправления дефекта/реализации новой функциональности.
- Ожидание закрытия: Тикет ожидает окончательного решения и подтверждения от пользователя.
- Закрытие: Тикет закрывается после выполнения всех действий.
¶ Рабочий стол
В разделе Рабочий стол можно просматривать статистические данные по обращениям.
¶ Процесс создания обращения
Независимо от уровня критичности обращения просим вас подготовить минимально необходимую информацию, позволяющую провести эффективное расследование по обращению.
Количество и объём информации должны быть достаточными для того, чтобы специалисты могли рассмотреть обращение без дополнительного взаимодействия с вами.
Чтобы создать обращение:
- Войдите на портал.
- В разделе Тикеты нажмите на кнопку Создать.
- Заполните поле Тема тикета.
- В списке Система выберите необходимую систему.
- В списке Тип тикета выберите тип тикета.
- В списке Среда выберите тип среды.
- В поле Версия платформы укажите версию мобильного или десктоп-приложения.
- В списке Приоритет выберите приоритет тикета.
- В текстовом поле введите текст обращения. При необходимости приложите скриншот.
- Нажмите Создать.
Созданный тикет будет отображен в списке тикетов со статусом Новый.
После того как тикет принимается в работу специалистами поддержки его статус меняется на В работе.
В процессе работы над обращением специалист может скорректировать тип и приоритет тикета.
¶ Процесс работы с обращением
Раздел Тикеты включает три вкладки:
- Мои тикеты — тикеты пользователя организации.
- Все тикеты — тикеты всех пользователей организации.
- Тикеты моей группы — открытые тикеты всех пользователей группы. Вкладка отображается, если для руководителя группы включен параметр Руководящая роль. См. Роли.
При необходимости вы можете отфильтровать тикеты по всем столбцам, нажав на значок лупы, а также настроить отображение столбцов и экспортировать список тикетов.
В процессе работы над тикетом специалист может задать уточняющий вопрос по обращению. При этом статус тикета изменится на В ожидании информации. Мы рекомендуем отвечать специалисту поддержки со сменой статуса:
- Откройте карточку тикета в списке.
- Нажмите на В ожидании информации и выберите В работе.
- В открывшемся окне Сменить статус введите комментарий и нажмите Отправить.
Тикет будет отображен в списке тикетов со статусом В работе.
- Если по истечении 40 рабочих часов на уточняющий вопрос не будет получен ответ, тикет переводится в статус В ожидании закрытия.
- Тикет в статусе В ожидании закрытия закрывается автоматически, если в течение 40 рабочих часов по нему не будет получена обратная связь.
При необходимости вы можете вернуться к обсуждению обращения в рамках закрытого тикета. Чтобы переоткрыть закрытый тикет:
- Откройте карточку тикета в списке.
- Нажмите на кнопку Переоткрыть.
- В открывшемся окне Сменить статус введите комментарий и нажмите Отправить.
Тикет будет отображен в списке тикетов со статусом Переоткрыт.
После подтверждения закрытия обращения вам будет предложено оценить работу над тикетом. Мы просим поставить оценку и, при возможности, предоставить обратную связь для повышения эффективности нашей работы.
¶ Управление параметрами пользователей
В разделе Администрирование вы можете управлять следующими параметрами:
- Пользователи,
- Группы,
- Роли,
- Полномочия.
¶ Полномочия
Полномочия определяют категории доступа пользователей:
- Администрирование пользователей,
- Общие полномочия,
- Работа с тикетами.
Полномочия могут быть привязаны к группе или роли.
Чтобы создать полномочие:
1. В разделе Администрирование на вкладке Полномочия нажмите на кнопку Создать.
2. Введите название и описание полномочий и определите категории полномочий.
3. Нажмите Создать.
Чтобы изменить параметры полномочий, щёлкните необходимый набор полномочий в списке и внесите изменения.
¶ Роли
Чтобы создать роль:
1. В разделе Администрирование на вкладке Роли нажмите на кнопку Создать.
2. Введите название и описание роли.
3. При необходимости установите переключатель Руководящая роль в положение "включено".
Параметр Руководящая роль влияет на отображение вкладки Тикеты моей группы в разделе Тикеты.
4. Нажмите Создать.
5. Чтобы добавить полномочия для роли, выберите роль в списке и в окне Полномочия справа добавьте полномочия для роли.
Чтобы изменить параметры роли, щёлкните необходимую роль в списке и внесите изменения.
¶ Группы
После создания новой группы сообщите службе поддержки название группы для её подключения к системе.
Чтобы создать группу:
1. В разделе Администрирование на вкладке Группы нажмите на кнопку Создать.
2. Введите название и описание группы.
3. Нажмите Создать.
4. В окне Полномочия группы справа добавьте полномочия для группы.
5. В окне Пользователи группы внизу добавьте пользователей в группу.
- Все участники группы по умолчанию получают права, которые добавлены в полномочия группы.
- Чтобы какому-либо участнику группы добавить дополнительные права, добавьте ему соответствующую роль с дополнительными полномочиями.
6. При необходимости в окне Пользователи группы выберите пользователя и в окне Список ролей справа добавьте роль для выбранного пользователя.
Чтобы изменить параметры группы, щёлкните необходимую группу в списке и внесите изменения.
¶ Пользователи
Чтобы создать учётную запись пользователя:
1. В разделе Администрирование на вкладке Пользователи нажмите на кнопку Создать.
2. В разделе Информация введите ФИО пользователя и заполните поле Описание.
3. В разделе Авторизация введите логин и пароль, установите переключатель Изменить пароль при первом входе в положение "включено".
4. Заполните поля раздела Контактная информация.
5. Нажмите Сохранить.
6. Добавьте пользователя в необходимую группу в разделе Группы.
7. При необходимости в окне Роли в системе справа добавьте роль для выбранного пользователя.
Чтобы изменить параметры учётной записи пользователя, щёлкните необходимую учётную запись в списке и внесите изменения.
¶ Системные настройки и уведомления
Чтобы перейти к системным настройкам, в правом верхнем углу нажмите на Настройки:
В разделе системных настроек можно:
- Изменить пароль,
- Выбрать тему интерфейса,
- Настроить получение уведомлений.
